Zawarcie umowy ramowej w sprawie świadczenia usług gastronomiczno-hotelarskich w latach 2019÷2021; postępowanie znak: ZZP-44/19

Zawarcie umowy ramowej w sprawie świadczenia usług gastronomiczno-hotelarskich w latach 2019÷2021; postępowanie znak: ZZP-44/19

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w latach 2019÷2021 usług gastronomiczno-hotelarskich polegających na zapewnieniu: sal konferencyjnych, wyżywienia, noclegu wraz ze śniadaniem według menu hotelowego, parkingu, nagrywania audio, tłumaczenia ustnego, sporządzania stenopisów/stenogramów, usług pozostałych. Usługi będą świadczone podczas spotkań, konferencji, szkoleń oraz innych tego typu wydarzeń organizowanych przez Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia w Ministerstwie Zdrowia.

Usługi będą świadczone na terenie całej Polski, głównie w Warszawie oraz w innych miastach wojewódzkich.

Przedmiot zamówienia obejmuje:

1. Zapewnienie sali konferencyjnej (albo sal);

2. Wyżywienie (bufet powitalny w formie szwedzkiego stołu i/lub serwis kawowy i/lub obiad w formie szwedzkiego stołu i/lub kolacja w formie szwedzkiego stołu, zasiadany (uroczysty) obiad i/lub zasiadana (uroczysta) kolacja w lokalu restauracyjnym);

3. Nocleg wraz ze śniadaniem wg menu hotelowego;

4. Zapewnienie miejsc na strzeżonym parkingu;

5. Zapewnienie nagrywania audio;

6. Zapewnienie tłumaczenia ustnego z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski w trakcie spotkań, konferencji, szkoleń wraz ze sprzętem;

7. Sporządzanie stenopisów/stenogramów.

Spotkania, konferencje, szkolenia oraz inne tego typu wydarzenia będą jednodniowe lub dwudniowe.

Liczba uczestników będzie zmienna w zależności od rodzaju wydarzenia i będzie wahała się/wynosiła od około 20 osób do około 100 osób.

Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Społecznego oraz z Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz budżet państwa.

Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.

Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.

1.

Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że wykonał z należytą starannością, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert ramowych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 5 zamówień, których przedmiotem była kompleksowa organizacja i obsługa spotkania, konferencji, szkolenia lub wydarzenia/eventu o podobnym charakterze, w tym co najmniej 1 zamówienie z udziałem gości zagranicznych i tłumaczeniem ustnym w języku obcym i co najmniej 1 zamówienie przy wykorzystaniu osób do sporządzania stenopisów/stenogramów, na rzecz zorganizowanej grupy liczącej co najmniej 50 osób każda, o wartości pojedynczej usługi co najmniej 30 000,00 PLN brutto (słownie złotych: trzydzieści tysięcy 00/100).

2.

Wykonawca zobowiązany jest wskazać osoby, skierowane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, w szczególności odpowiedzialne za świadczenie poniższych usług, wraz z informacjami na temat ich uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wykaz ma obejmować:

2.1. do usługi stenotypii/stenografii co najmniej 1 osobę posiadającą znajomość stenotypii/stenografii z szybkością co najmniej 180 zgłosek na minutę i doświadczenie w sporządzaniu notatek ze spotkań lub innych podobnych wydarzeń. Wymóg ten musi zostać udokumentowany poprzez potwierdzenie przeprowadzenia przez każdą z ww. osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert ramowych minimum 4 usług w zakresie stenotypii/stenografii wydarzenia trwającego minimum 5 godzin.

2.2. do usługi tłumaczeń ustnych co najmniej 2 osoby/ wykwalifikowanych tłumaczy, każdy posiadający doświadczenie w tłumaczeniu ustnym co najmniej 200 godzin w języku angielskim, w tym minimum 100 godzin tłumaczenia szeptanego, a także minimum 100 godzin tłumaczenia w języku angielskim z uwzględnieniem terminologii medycznej, terminologii i/lub funduszy europejskich oraz z zakresu polityki zdrowotnej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert ramowych.

Każdy z tłumaczy w zakresie kwalifikacji, uprawnień zawodowych, wykształcenia musi posiadać udokumentowane (nie wymagane wraz z ofertą ramową):

a) ukończone studia wyższe, co najmniej 3-letnie, na kierunku filologicznym z języka angielskiego (w kraju lub za granicą) albo

b) legitymowanie się certyfikatem C2 lub równoważnym (poziom biegły) z języka angielskiego zgodnie z założeniami Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (Common European Framework of Reference for Languages) albo

c) ukończone studia podyplomowe (w kraju lub za granicą) w zakresie tłumaczenia z języka angielskiego albo

d) posiadanie statusu native speakera oraz:

— albo ukończenie studiów wyższych, co najmniej 3-letnich, na kierunku filologicznym w zakresie języka polskiego w kraju lub za granicą)

— albo ukończenie studiów wyższych w kraju, co najmniej 3-letnich na kierunku, na którym językiem wykładowym był język polski

— albo legitymowanie się certyfikatem C2 lub równoważnym (poziom biegły) z języka polskiego zgodnie z założeniami Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (Common European Framework of Reference for Languages) albo

e) posiadanie prawa do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego języka angielskiego.

1.

Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert ramowych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączenie dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami (dokumentami), potwierdzającymi należyte wykonanie wszystkich usług wskazanych przez Wykonawcę w załączniku nr 1 do JEDZ, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert ramowych.

2.

Wykaz osób wskazanych w załącznikach nr 2 i 3 do JEDZ, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Zamówienie publiczne na realizację zamówienia zostanie udzielone jedynie Wykonawcy zdolnemu do wykonania zamówienia, z którym Zamawiający podpisał umowę ramową.

W okresie obowiązywania umowy ramowej, po przeprowadzeniu II etapu postępowania, o którym mowa w § 2. SIWZ konkretne zamówienia publiczne będą udzielane na podstawie złożonych ofert wykonawczych. Zamawiający w celu udzielenia zamówienia publicznego zobowiązany jest każdorazowo przekazać Zaproszenie do złożenia oferty wykonawczej każdemu Wykonawcy zdolnemu do wykonania zamówienia, z którym podpisał umowę ramową, zawierające m.in.: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, formularz Oferty wykonawczej oraz Ogólne warunki umowy wykonawczej.

Otwarcie ofert ramowych nastąpi poprzez upublicznienie ofert wczytanych na Platformie.

Członkowie komisji przetargowej, biegli rzeczoznawcy oraz inni uczestnicy postępowania przetargowego.

I.

W celu wykazania braku podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach,o których mowa w art. 24 ust. 1 oraz art. 24 ust. 5 pkt 1, 2, 3, 4 ustawy Pzp., Zamawiający wymaga dokumentów, o których mowa w § 5 pkt 4, 5, 6, 9, 10, w związku z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.7.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

II.

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.

Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury "odwróconej” zgodnie z art. 24aa ustawy Pzp. w przypadku jeżeli liczba wykonawców, którzy złożyli ważne oferty ramowe na przedmiot zamówienia będzie większa niż 20.

Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 oraz art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp.

W nawiązaniu do Sekcji IV.2.6): "Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą” Zamawiający informuje, że za 2 (dwa miesiące) należy przyjąć 60 dni.

IV.

Zamawiający nie przewiduje zastosowania zapisów art. 29 ust. 4 pkt 1 ustawy Pzp.

V.

Zgodnie z art. 93 ust. 1a ustawy Pzp. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

VI.

Zamawiający oświadcza, iż będąc Administratorem danych oraz mając na względzie przepisy ustawy z dnia 10.5.2018 roku o ochronie danych osobowych (dalej RODO) wdrożył środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych przez siebie ryzyk oraz dające rękojmie należytego zabezpieczenia danych osobowych przekazywanych w ramach postępowania. Szczegółowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO zawarta jest w SIWZ.

Zgodnie z art. 182 ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.).